Rusya’nın dijital ürün izlenebilirlik platformu olan chestny znak karekod sistemi, ihracat yapan üreticiler için yasal bir zorunluluk haline gelmiştir. Her ürünün benzersiz bir dijital kimliğe sahip olmasını sağlayan bu sistem, üretimden satışa kadar tüm süreçleri kayıt altına alır. Ancak sistemin teknik ve yasal detayları karmaşık olduğundan, birçok üretici kayıt, etiketleme veya veri aktarımı sırasında hatalarla karşılaşmaktadır. Bu hatalar yalnızca üretim süreçlerini yavaşlatmakla kalmaz, aynı zamanda ürünlerin Rusya gümrüğünde reddedilmesine de neden olabilir.

Bu makalede Chestny ZNAK sisteminde en sık yapılan hatalar ve bunların pratik çözümleri adım adım ele alınmıştır. Bu rehber sayesinde firmalar, sistem uyumluluğunu güçlendirerek hem ihracat sürecini kolaylaştırabilir hem de ürün güvenliğini garanti altına alabilir.

1. Hata: GTIN ve SN Kodlarının Yanlış Oluşturulması

Chestny ZNAK sisteminde en sık yapılan hatalardan biri, GTIN (Global Trade Item Number) ve SN (Serial Number) kodlarının yanlış oluşturulmasıdır. GTIN numarasının uluslararası GS1 standartlarına uygun olmaması veya SN kodunun tekrarlanması sistemin ürünü reddetmesine neden olur.

Çözüm: Kod oluşturma sürecini otomatikleştiren yazılımlar kullanılmalıdır. Her ürün için benzersiz SN kodu üretilmeli, GTIN kodu ise global GS1 veri tabanından alınmalıdır. Kodlar sistemde kayıt altına alınmadan önce doğrulama testi yapılmalıdır.

2. Hata: Statik Karekod Kullanımı

Birçok üretici, her ürün için benzersiz karekod üretmek yerine aynı kodu birden fazla üründe kullanmaktadır. Statik kodlar sistem tarafından “duplicate code” (tekrarlanan kod) hatasıyla reddedilir.

Çözüm: Chestny ZNAK sistemi yalnızca dinamik (benzersiz) karekodları kabul eder. Her ürün üretildiği anda sistem tarafından yeni bir Data Matrix (2D QR) kodu oluşturulmalıdır. Bu kodun içinde GTIN ve SN kombinasyonu yer almalıdır.

3. Hata: Yanlış Veri Formatı (XML/JSON/CSV)

Veri aktarımı sırasında kullanılan dosya formatları (XML, JSON, CSV) hatalı tanımlandığında sistem veriyi işleyemez. Eksik alanlar, yanlış etiket isimleri veya bozuk dosya yapısı sistemin ürünü tanımlayamamasına yol açar.

Çözüm: Chestny ZNAK’ın resmi CRPT (Center for Research in Perspective Technologies) API dokümantasyonuna uygun veri formatları kullanılmalıdır. Üretim yazılımı, veri aktarımından önce XML şemasıyla uyumluluğu otomatik olarak kontrol etmelidir.

4. Hata: Eksik veya Hatalı Ürün Kategorisi Seçimi

Sistemde her ürün belirli bir kategoriye göre kaydedilir (örneğin; ilaç, süt ürünü, ayakkabı vb.). Ürün kategorisinin yanlış seçilmesi, sistemin kodu ilgili mevzuatla eşleştirememesine neden olur.

Çözüm: Ürün sınıfı, GTIN kodu ile uyumlu olacak şekilde seçilmelidir. Gerekirse üretim veya lojistik departmanı, kategori seçimi sırasında CRPT’nin güncel ürün sınıflandırma kılavuzunu referans almalıdır.

5. Hata: Bozuk veya Okunamayan Karekodlar

Etiketleme sırasında düşük çözünürlüklü baskı, yanlış etiket malzemesi veya hatalı hizalama gibi nedenlerle karekodlar okunamaz hale gelebilir. Bu durum hem sistem doğrulamasında hem de gümrük kontrollerinde büyük sorun yaratır.

Çözüm: En az 600 dpi çözünürlükte baskı yapabilen endüstriyel barkod yazıcılar kullanılmalıdır. Etiket malzemesi ürünün ambalajına ve çevresel koşullara uygun seçilmelidir. Ayrıca üretim hattına kamera tabanlı doğrulama sistemi entegre edilmelidir.

6. Hata: CRPT Sistemine Veri Aktarımı Sırasında Hata Alınması

Veri aktarımı sırasında API bağlantı hataları, zaman aşımı veya güvenlik doğrulama sorunları yaşanabilir. Bu hatalar ürün kayıtlarının tamamlanmamasına neden olur.

Çözüm: Veri aktarımı öncesinde API anahtarlarının geçerliliği kontrol edilmeli, veri transferi TLS/SSL şifrelemesiyle yapılmalıdır. Ayrıca sistem entegrasyonu, hata durumunda otomatik yeniden deneme (retry) mekanizmasına sahip olmalıdır.

7. Hata: Test Ortamı ile Canlı Ortamın Karıştırılması

Birçok firma Chestny ZNAK sistemine geçmeden önce test (sandbox) ortamını kullanır. Ancak bazen test ortamında oluşturulan kodlar yanlışlıkla canlı sisteme aktarılır ve sistem tarafından reddedilir.

Çözüm: Test ortamı ve canlı ortam için ayrı API kimlik bilgileri kullanılmalıdır. Üretim öncesinde test verilerinin temizlendiğinden ve sistemin canlı ortamla senkronize olduğundan emin olunmalıdır.

8. Hata: Toplu Ürün (Aggregation) Etiketlerinde Hatalar

Palet veya kutu bazlı toplu etiketleme (aggregation) işlemlerinde, alt ürünlerin kodlarının yanlış eşleştirilmesi sistemin palet içeriğini doğrulayamamasına neden olur.

Çözüm: Aggregation etiketleri, alt ürünlerin GTIN-SN kombinasyonlarına göre otomatik oluşturulmalıdır. Sistem, her alt ürünün hangi üst etikete ait olduğunu kayıt altına almalıdır. XML veya JSON dosyalarında “parent-child” ilişkileri doğru şekilde tanımlanmalıdır.

9. Hata: Barkod Okuma Sistemlerinin Kalibrasyonsuz Kullanımı

Üretim hattındaki kameralar veya barkod okuyucular doğru kalibrasyon yapılmadığında yanlış veri okuması yapabilir. Bu da geçersiz kodların sisteme gönderilmesine neden olur.

Çözüm: Kamera sistemleri düzenli olarak kalibre edilmelidir. Kod doğrulama yazılımları, belirli periyotlarda test edilerek doğruluk oranı kontrol edilmelidir. Okuma açısı ve ışık seviyesi üretim koşullarına göre ayarlanmalıdır.

10. Hata: Ürün Bilgilerinin Eksik Girilmesi

Ürün kaydı sırasında üretim tarihi, menşe ülke, parti numarası veya ambalaj tipi gibi bilgilerin eksik girilmesi, sistemin ürün doğrulamasını engeller.

Çözüm: Kayıt süreci için zorunlu alanlar otomatik kontrol edilmelidir. Yazılım, eksik alan tespit ettiğinde kayıt işlemini durdurmalı ve kullanıcıyı bilgilendirmelidir. Böylece hatalı veriler canlı sisteme aktarılmaz.

11. Hata: Gümrük Öncesi Kod Doğrulama Yapılmaması

Birçok üretici, ürünleri sevkiyat öncesi kontrol etmeden gümrüğe gönderir. Ancak kodların bir kısmı sistem tarafından tanınmadığında gümrük işlemleri gecikir veya ürünler iade edilir.

Çözüm: Gümrük sevkiyatından önce toplu kod doğrulama yapılmalıdır. CRPT API üzerinden “code verification” servisi kullanılarak tüm etiketler önceden test edilmelidir.

12. Hata: Güncel Mevzuat Değişikliklerinin Takip Edilmemesi

Chestny ZNAK sistemi düzenli olarak güncellenir. Kod formatı, veri şeması veya ürün kapsamı gibi kurallar değişebilir. Güncel değişiklikler takip edilmediğinde sistem entegrasyonu bozulur.

Çözüm: CRPT’nin resmi duyuruları düzenli olarak kontrol edilmeli, yazılım sağlayıcılarıyla sürekli iletişim halinde olunmalıdır. Ayrıca üretim sistemi, yeni formatlara hızlıca uyum sağlayabilecek şekilde yapılandırılmalıdır.

Değerlendirme

Chestny ZNAK sistemiyle ilgili hatalar çoğu zaman dikkat eksikliğinden, güncel standartların takip edilmemesinden veya yetersiz entegrasyondan kaynaklanır. Doğru kodlama, veri formatı, API bağlantısı ve doğrulama süreçleri uygulandığında sistem uyumluluğu kolayca sağlanabilir.

Üreticiler için en iyi yaklaşım, süreçleri mümkün olduğunca otomatikleştirmek, düzenli kalite kontrol yapmak ve Chestny ZNAK yönergelerini yakından izlemektir. Bu sayede hem yasal gereklilikler yerine getirilir hem de ürünlerin Rusya pazarında sorunsuz dolaşımı sağlanır.